Een goed begin is het halve werk!

Leestijd 4 minuten

Aanbestedende dienst of inschrijver? Het maakt niet zoveel uit. Indien u een aanbestedingsprocedure houdt of daarop inschrijft, moet u goed voorbereid zijn. Dat spreekt voor u wellicht voor zich, maar juist in de voorbereiding lijkt vaak veel fout te gaan.

Aanbesteder

Vanuit de aanbestedende dienst gezien ligt die voorbereiding redelijk voor de hand. U kijkt eerst wat u wilt aanbesteden: een werk, dienst of levering. Wat is de omvang van wat u uitvraagt? Hoe snel heeft u het nodig? Zijn er leveranciers in overvloed en wilt u een voorselectie maken? Of is de spoeling  dun en wilt u niet het risico lopen dat niet alle potentiële inschrijvers belangstelling tonen? Daarmee houden niet alleen uw selectiecriteria maar ook uw gunningscriteria verband. Die gunningscriteria moeten natuurlijk in ieder geval geschikt zijn om de economisch meest voordelige inschrijving te selecteren.  Maar als u (te) streng bent, heeft u ook het risico of de kans om een soort voorselectie te maken.

Eisen

De gestelde eisen moet vanzelfsprekend proportioneel zijn en in redelijke verhouding staan tot de opdracht die u wilt verstrekken. Maar in enige mate kunt u wel degelijk ook (voor)selecteren aan de hand van het programma van eisen, geschiktheidseisen en gunningscriteria. Als er dus maar een paar specialisten op de markt zijn, moet u voorzichtig zijn met uw eisen. Als u te streng bent, houdt u helemaal geen geschikte kandidaten over. Als er echter vele (soorten) aanbieders op de markt zijn, kunt u er gerust over nadenken wat voor (soort) aanbieder u wenst. U hoeft bij het maken van het bestek dus niet alleen maar te kijken naar het ‘product’ dat u wilt en de eisen die u daaraan wilt stellen. U mag ook nadenken over de (soort) aanbieder die u graag wilt.

Inschrijver

Aan de zijde van de inschrijvers is het niet anders. U kunt wel lezen wat voor ‘product’ de aanbestedende dienst uitvraagt en daar sec op inschrijven. Maar behalve leveren waar de aanbestedende dienst behoefte aan heeft, kunnen de wijze van leveren of aanvullende aspecten best zwaar wegen voor een aanbestedende dienst. Aangezien tegenwoordig als uitgangpunt wordt gegund op basis van de economisch meest voordelige inschrijving en niet op basis van alleen de laagste prijs, is het dus de moeite waard om te weten op welke wijze de aanbestedende dienst bij voorkeur wordt bediend. U kunt dat wellicht in het bestek lezen, maar dat is niet altijd het geval. Gelukkig zijn er de vragenrondes en de nota’s van inlichtingen. Meestal worden daarin ‘slechts’ vragen gesteld over onderdelen van het bestek die niet begrepen worden en in sommige gevallen wordt nog getracht om de aanbestedende dienst op andere gedachten te brengen, waar het punten betreft waarvan inschrijvers denken dat het lastig is om aan te voldoen. Er worden echter weinig vragen gesteld over de wensen van de aanbestedende dienst. Wellicht is dat een beetje schroom, want iedereen leest de antwoorden natuurlijk en dan bestaat het risico dat alle inschrijvers daar op dezelfde wijze rekening mee houden. Maar het kan ook goed zijn dat u de aanbestedende dienst op goede ideeën brengt, en dat zijn natuurlijk net de ideeën waar u goed aan kunt voldoen.

Neem de ruimte en de tijd

Met het opstellen van een bestek, met het stellen van vragen over een bestek, maar ook met het maken van uw offerte, bestaat vaak dus veel meer speelruimte dan aan beide zijden benut wordt. Dat geldt overigens ook voor de keuze voor een procedure. Te vaak wordt nog automatisch voor een bepaalde procedure gekozen, terwijl de Aanbestedingswet toch wel de nodige varianten kent die ieder voor zich hun eigen voor- en nadelen hebben. Gelukkig gaan heel veel aanbestedingsprocedures goed, maar helaas gaat er ook nog wel eens wat fout. Soms wordt dan achteraf vastgesteld dat als iets meer tijd genomen zou zijn om na te gaan of voor een bepaalde opdracht wellicht een betere procedure voorhanden is, dat veel gedoe achteraf had gescheeld. Nu is het achteraf altijd makkelijk praten. Maar zowel voor de vraag- als de aanbodzijde is het een goede tip om voordat stukken opgesteld worden, eens goed na te denken over de (vele) extra mogelijkheden die er wellicht voor u zijn.

Reacties

Nog geen reacties

Laat een reactie achter
  • Wordt niet openbaar gemaakt
Start chatgesprek

Medewerkers zijn nu beschikbaar

Onze medewerkers zijn nu online om uw zakelijke vragen te beantwoorden. Vul de naam van uw organisatie in en klik op "Start chat" om een chatgesprek te starten.

Sorry, de chat is momenteel niet beschikbaar