Spring naar inhoud
Contact

Overleg over vergunningen en procedures: vertrouwelijk of openbaar?

Datum
Leestijd
3 minuten
door
Robert van der Velde
Het is goed gebruik en bovendien praktisch dat aanvragers van vergunningen overleggen met de gemeente voor ze hun aanvraag indienen. Ook bij grotere projecten vindt tussen de projectontwikkelaar en de gemeente vaak veel overleg plaats, bijvoorbeeld over het opstellen van een bestemmingsplan. Het kan bijvoorbeeld gaan over aanpassingen van een plan, werk- of financiële afspraken. Als er vervolgens beroep wordt ingesteld tegen een vergunning of bestemmingsplan, vindt vaak veel overleg plaats tussen de gemeente en de aanvrager c.q. de ontwikkelaar, bijvoorbeeld over processtrategieën of processtukken. Wie zegt wat en wat zeggen we niet?

Bij al dat overleg worden soms gespreksverslagen gemaakt of wordt per e-mail informatie uitgewisseld. Blijven die stukken geheim of zijn ze openbaar?

Overleg met derde met eigen belang: geen intern beraad, dus in principe openbaar

Een uitspraak van de Raad van State van 27 februari 2019 nog eens in herinnering dat dit soort overleg onder de Wob valt en in principe gewoon openbaar is. Tot eind 2017 werd dit soort informatie geheim gehouden omdat sprake zou zijn van vertrouwelijk intern beraad, een weigeringsgrond in de Wob. In een uitspraak uit 2017 oordeelde de Raad van State dat geen sprake is van intern beraad als het gaat om overleg met een partij die zelf belanghebbende is, bijvoorbeeld een vergunninghouder. Dat bevestigt de Raad van State in de uitspraak van 27 februari 2019.

Correspondentie met advocaat van vergunninghouder: geen geheimhoudingsplicht

In diezelfde uitspraak maakt de Afdeling ook duidelijk dat het niet uitmaakt of de gemeente correspondeert met de aanvragers/projectontwikkelaar zelf of met zijn advocaat. Correspondentie tussen een gemeente en de advocaat van een projectontwikkelaar – over de te voeren procedure – is geen intern beraad en valt niet onder de geheimhoudingsplicht uit de Advocatenwet.

Andere geheimhoudingsgronden goed onderbouwen

Dat betekent nog niet dat automatisch alle stukken die worden gewisseld tussen een gemeente en een vergunninghouder/projectontwikkelaar (of zijn advocaat) openbaar zijn. Er kunnen andere weigeringsgronden uit de Wob van toepassing zijn. Zo kunnen economische of financiële belangen van de gemeente (art. 10 lid 2 sub b Wob) of een vergunninghouder/projectontwikkelaar (art. 10 lid 2 sub g Wob) worden geschaad als gevoelige – bijvoorbeeld financiële – informatie op straat komt te liggen. De uitspraak van 27 februari 2019 maakt wel duidelijk dat dat niet zo heel snel het geval is. De enkele stelling dat een gemeente bij openbaarmaking een schadeclaim riskeert, is niet voldoende. Dat zal wel concreet onderbouwd moeten worden. En dat wordt lastiger naarmate de tijd verstrijkt. Als de procedure of de onderhandelingen bijvoorbeeld achter de rug zijn, wordt het moeilijker om aannemelijk te maken dat openbaarmaking van stukken  zal leiden tot financieel nadeel.

Kortom

Houd er rekening mee dat mails, brieven, Whatsapp berichten, et cetera die worden uitgewisseld in het kader van vooroverleg of overleg over een procedure tussen een overheid en een vergunninghouder of zijn advocaat onder de Wob vallen en openbaar kunnen worden. Vertrouwelijkheid is niet gegarandeerd.