Het is zover: het UBO-register!

Een UBO van een BV of NV is een natuurlijke persoon die (i) meer dan 25% van de aandelen houdt, (ii) meer dan 25% van het stemrecht houdt, (iii) meer dan 25% van het economisch belang houdt en/of (iv) feitelijke zeggenschap heeft. Bij het vaststellen van de UBO van een rechtspersoon moet elk van de genoemde categorieën onderzocht worden.
Mocht geen van de voornoemde categorieën leiden tot ten minste één UBO dan zal er sprake zijn van een zogenaamde pseudo-UBO. Alle statutair bestuurders van een rechtspersoon zullen in dat geval als UBO gelden.
De overige entiteiten waarvan de UBO(‘s) geregistreerd moeten worden hebben overigens een soortgelijke UBO-definitie.

Ondernemingen en rechtspersonen die in het handelsregister staan ingeschreven moeten UBO’s registreren. De registratieplicht is derhalve onder meer van toepassing op bv’s en (niet-beursgenoteerde) nv’s, stichtingen, verenigingen, onderlinge waarborgmaatschappijen, coöperaties, maatschappen, vennootschappen onder firma, commanditaire vennootschappen, kerkgenootschappen, rederijen, etc. De verplichting geldt niet voor eenmanszaken, beursgenoteerde vennootschappen en hun 100% dochters, informele verenigingen zonder onderneming, Vereniging van Eigenaars, publiekrechtelijke rechtspersonen en bepaalde historische rechtspersonen (bijvoorbeeld gilden en hofjes).

Registratieplichtige entiteiten die reeds op 27 september 2020 zijn ingeschreven in het handelsregister hebben achttien maanden de tijd om hun UBO’s te registreren.
Derhalve moeten uiterlijk op 27 maart 2022 alle in het handelsregister ingeschreven rechtspersonen en ondernemingen hun UBO’s hebben geregistreerd. Na 27 september 2020 op te richten rechtspersonen of personenvennootschappen zijn verplicht hun UBO’s meteen in te schrijven. Indien bij de oprichting een notaris betrokken is, zal dit in de praktijk tot gevolg hebben dat deze de UBO’s meteen inschrijft. Maar ook wanneer geen notaris betrokken is (bijvoorbeeld voor de personenvennootschappen) geldt de eis van verplichte inschrijving ter gelegenheid van de oprichting.
De registratie van een UBO dient vergezeld te gaan van de deponering van de nodige bewijsstukken.

In het UBO-register zal zowel openbare als niet-openbare informatie opgenomen worden. De openbare informatie is tegen betaling voor één ieder inzichtelijk. Verplicht openbaar zijn de volledige voor- en achternaam van de UBO, de geboortemaand en het geboortejaar, het land waar de UBO woonachtig is en de nationaliteit. Bovendien dienen de aard en omvang van het gehouden economische belang opgenomen te worden. Voor wat betreft dit laatste criterium is er sprake van een indeling in klassen, aangegeven dient te worden of een UBO een belang heeft van (i) meer dan 25% tot 50%, (ii) van 50% tot 75% of (iii) van 75% tot en met 100%. Naast de openbare informatie dienen de geboortedag, -plaats en het geboorteland geregistreerd te worden alsmede het burgerservicenummer, het fiscaal identificatienummer en afschriften waaruit het UBO-schap blijkt. Deze niet-openbare informatie kan uitsluitend door daartoe aangewezen (opsporings-)diensten geraadpleegd worden.

Documenten die ter onderbouwing van het UBO-schap kunnen dienen zijn bijvoorbeeld een afschrift van het aandeelhoudersregister, de oprichtingsakte, andere notariële akte, organogrammen en overige relevante documenten. Uiteraard dient deze documentatie direct betrekking te hebben op de UBO.

WWFT-instellingen (bijvoorbeeld een notaris, bank of accountant) dienen in het kader van hun cliëntenonderzoek de UBO’s van hun cliënten te identificeren en redelijke maatregelen te treffen om de identiteit van die UBO’s te verifiëren. Dit blijft ook na de invoering van het UBO-register het geval. De WWFT-instelling mogen niet uitsluitend afgaan op de informatie in het UBO-register.
De rol van de notaris is het informeren van de cliënt indien de registratie van het UBO-register aangepast dient te worden.In het geval dat sprake is van een discrepantie tussen de gegevens die bekend zijn bij een WWFT-instelling (bijvoorbeeld een notaris, bank of accountant) en de gegevens uit het UBO-register moet de WWFT-instelling daarvan in beginsel een melding doen bij KVK.

De statutaire bestuurder van een rechtspersoon is verplicht om de registratie van de UBO te verzorgen. Bovendien is deze persoon verantwoordelijk voor een actuele vermelding van de geregistreerde gegevens. Een wijziging dient binnen de wettelijke termijn van een week bij het UBO-register te zijn ingediend. De UBO zelf heeft overigens een zogenaamde meewerkplicht.
Indien een juridische entiteit de UBO niet (tijdig) inschrijft, zijn de volgende straffen mogelijk: hechtenis voor de duur van maximaal zes maanden, een taakstraf of een geldboete tot maximaal €21.750,00. Wanneer er bovendien sprake is van een opzettelijke niet-naleving, is er sprake van een misdrijf en kan dat resulteren in een gevangenisstraf van maximaal twee jaar, een taakstraf of een geldboete van maximaal € 21.750,00.

Vanaf 27 september 2020 is het UBO-register in de lucht. Vanaf nu dienen nieuw opgerichte entiteiten hun UBO(‘s) meteen te registreren. Voor op reeds bestaande entiteiten is een overgangsperiode van toepassing.
Mede gelet op het sanctierisico is het belangrijk dat je op tijd de juiste informatie deelt met KVK. Mocht je hierover advies wensen te ontvangen, dan kun je uiteraard contact met ons opnemen.